Tietosuojakäytäntö

Salinity AB ja sen tytäryhtiöt (”Salinity”, ”me”) tietävät, kuinka tärkeää yksityisyys on asiakkaillemme, kuluttajillemme, toimittajillemme, työntekijöillemme, työnhakijoillemme ja verkkosivustomme kävijöille. Tämän käytännön tavoitteena on kuvata selkeästi ja läpinäkyvästi, miten keräämme, käytämme, näytämme, siirrämme ja tallennamme tietoja, jotta sidosryhmämme voivat luottaa siihen, että henkilötiedot ovat turvallisessa paikassa. Salinity suorittaa kaiken henkilötietojen käsittelyn EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

Henkilötietojen vastuu
Salinity on rekisterinpitäjä henkilötietojen käsittelyssä liiketoiminnassaan sekä tällä ja muilla Salinityn ylläpitämillä verkkosivustoilla.

Yhteystiedot
Yhteydenotto on helpointa tehdä osoitteeseen privacy@salinity.com.
Henkilötietojen kerääminen

Mitä ovat henkilötiedot?
Henkilötiedot ovat kaikenlaisia tietoja, jotka voidaan suoraan tai epäsuorasti yhdistää elossa olevaan luonnolliseen henkilöön. Tämä koskee nimeä, sosiaaliturvatunnusta, osoitetta, sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa. Tämä koskee myös esimerkiksi IP-osoitteita, jos ne voidaan yhdistää luonnollisiin henkilöihin.
Miten keräämme henkilötietoja ja mitä tietoja keräämme
Salinity kerää henkilötietoja useilla tavoilla, mutta ensisijaisesti suoraan sopimusosapuolelta.

Myynnin yhteydessä kerätyt tiedot
Kun otamme yhteyttä nykyisiin tai potentiaalisiin asiakkaisiin myyntiprosessin aikana, keräämme henkilötietoja toimitussopimuksen tarjoamiseksi. Asiakasrekisteriimme tallennetut tiedot ovat suosittelijan nimi, yrityksen nimi, toimitusosoite, laskutusosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Tilausten yhteydessä kerätyt tiedot
Kun asiakas ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme tai myyjäämme tilatakseen tuotteita, keräämme henkilötietoja toimitussopimuksen täyttämiseksi. Yritysjärjestelmäämme tallennetut tiedot ovat suosittelijan nimi, yrityksen nimi, toimitusosoite, laskutusosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Verkkosivuston kautta kerätyt tiedot
Tarjoamme yleisölle mahdollisuuden ottaa meihin yhteyttä, hakea yhteydenottoa ja osallistua kilpailuihin ja aktiviteetteihin yritys- ja tuoteverkkosivustojemme kautta. Keräämme ensisijaisesti ne henkilötiedot, joita tarvitaan kysymykseen vastaamiseen. Näitä tietoja ovat esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero. Muussa tapauksessa rekisteröimme vain verkkosivustojen kävijämäärät.

Uutiskirjeiden tilaamisen yhteydessä kerätyt tiedot
Lähetämme asiakkaillemme ajoittain uutiskirjeitä asiakasrekisterimme perusteella. Olennaisia tietoja ovat nimi ja sähköpostiosoite. Vastaanottajilla on aina mahdollisuus peruuttaa uutiskirjeen tilaus.

Toimittajalta ostettaessa kerätyt tiedot
Tavaroita ja palveluita ostettaessa henkilötietoja rekisteröidään sopimuksen allekirjoittamisen tai tilauksen tekemisen yhteydessä. Yritysjärjestelmäämme tallennetut tiedot ovat suosittelijan nimi, yrityksen nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Työpaikkaa haettaessa kerätyt tiedot
Salinity vastaanottaa pyytämättä lähetettyjä hakemuksia hakijoilta sähköpostitse info@-osoitteisiin tai postitse. Vastaanotetut tiedot voivat sisältää nimen, osoitteen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, ansioluettelon ja/tai valokuvan.

Työpaikkailmoitusta haettaessa kerätyt tiedot
Työpaikkailmoituksia varten rekrytoinnin yhteydessä Salinity vastaanottaa hakijoilta hakemuksia, joissa on henkilötietoja, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ansioluettelo ja/tai valokuva.”

”Henkilötietojen käsittely ja säilyttäminen
Salinityn oikeusperuste henkilötietojesi käsittelylle
Salinity käsittelee henkilötietoja lainmukaisesti. Samoja henkilötietoja voidaan käsitellä sekä sopimuksen täyttämiseksi, erityisesti suostumuksen perusteella, että muiden lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tämä tarkoittaa, että vaikka suostumus peruutettaisiin, henkilötietoja voidaan silti säilyttää muihin tarkoituksiin. Käsittelemme tietoja pääasiassa sopimuksen täyttämiseksi.

Tilausten hallinta
Jotta voimme toimittaa tilatut tavarat, henkilötietoja käytetään eri tavoin. Tietoja käytetään tilausten luomiseen ja kuljetusten tilaamiseen. Tietoja käytetään myös kirjanpitoon, selvitykseen ja tilintarkastukseen, luottotietojen tai muihin varmenteisiin.

Asiakaspalvelu
Käytämme henkilötietoja voidaksemme tarjota asiakkaillemme palvelua, kun he ottavat meihin yhteyttä kysymysten, kommenttien tai esimerkiksi valitusten esittämiseksi. Käytämme sitten nimeä, tilausnumeroa, sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa voidaksemme ottaa yhteyttä asiakkaaseen kysymysten ja asioiden yhteydessä.

Tietojen lähettäminen
Käytämme henkilötietoja lähettääksemme tärkeitä tietoja liiketoiminnastamme. Tällainen lähettäminen tapahtuu asiakasrekisterissä olevaan sähköpostiosoitteeseen tai tavallisen postin välityksellä.

Markkinointi
Salinity voi käyttää asiakastietoja markkinoinnin yhteydessä tiettyjen tapahtumien, messujen tai vastaavien yhteydessä.

Lakisääteiset vaatimukset
Henkilötietojen käsittelyä voidaan tehdä myös voidaksemme täyttää lakien ja asetusten mukaiset velvoitteemme, esimerkiksi turvallisuuden ja kirjanpidon osalta.

Säilytysajat
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen kannalta.
Sopimuksiin/toimituksiin liittyviä henkilötietoja säilytetään liiketoimintajärjestelmässämme seitsemän (7) vuotta kirjanpitolain 7. luvun mukaisesti.
Uutiskirjeitä varten tallennettuja henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin vastaanottaja päättää jatkaa uutiskirjeen vastaanottamista.
Rekrytointiin tai spontaaniin hakuun liittyviä henkilötietoja säilytetään kuusi (6) kuukautta.
Samoja henkilötietoja voidaan tallentaa useisiin eri paikkoihin eri tarkoituksiin. Tämä voi tarkoittaa, että järjestelmästä tarpeettomuuden vuoksi poistetut tiedot voivat jäädä toiseen järjestelmään, jossa ne tallennetaan suostumuksen perusteella tai muuhun tarkoitukseen, jossa henkilötietoja edelleen tarvitaan.

Salinityn tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojesi turvalliseen käsittelyyn
Ryhdymme jatkuviin toimenpiteisiin noudattaaksemme ””sisäänrakennetun tietosuojan ja oletusarvoisen tietosuojan”” periaatteita. Arvioimme jatkuvasti henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä ja ryhdymme tarvittaviin turvatoimenpiteisiin riskien lieventämiseksi. Koulutamme henkilöstöämme jatkuvasti tietosuoja-asioissa.”
”Henkilötietojen luovuttaminen

Sopimuskumppanit ja IT-toimittajat
Käytämme liiketoiminnassamme useita erilaisia IT-palveluita ja -järjestelmiä. Joissakin näistä henkilötietoja tallennetaan ja käsitellään. Olemme huolissamme tietojen eheydestä ja turvallisuudesta kaikessa tällaisessa käsittelyssä. Jotkut järjestelmät on asennettu paikallisesti meille, ja vain henkilöstöllämme on pääsy tietoihin. Näissä tapauksissa tietoja ei siirretä kolmannelle osapuolelle. Jotkut järjestelmät ovat kuitenkin pilviratkaisuja tai toimittajan luona asennettuja, mikä tarkoittaa, että siirrämme henkilötietoja toimittajalle. Näissä tapauksissa toimittaja on henkilötietojen käsittelijämme ja käsittelee tietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti.

Sisäiset IT-järjestelmät
Sisäisesti käsittelemme henkilötietoja liiketoimintajärjestelmässämme ja myynnin tukijärjestelmässämme. Nämä järjestelmät on suunniteltu toimittamaan meiltä tilatut tavarat sekä käsittelemään näihin toimituksiin liittyviä kysymyksiä ja asiakaspalvelua. Kaikkia keräämiämme henkilötietoja voidaan käsitellä näissä järjestelmissä.

Microsoft
Käytämme Microsoftin Office-tuotteita ja -järjestelmäpalveluita sisäisessä työssämme. Tämä tarkoittaa, että Microsoft käsittelee henkilötietojasi. Microsoft tallentaa henkilötiedot pilvipalveluun EU:n alueella. Merkittävän IT-häiriön sattuessa Microsoft voi siirtää henkilötiedot kolmanteen maahan (eli EU:n/ESS:n ulkopuoliseen maahan). Tämä siirto on tarkoitettu ainoastaan tietojen suojaamiseksi.

Tietojen siirto kolmanteen maahan
Henkilötietoja voidaan siirtää kolmanteen maahan, kun pilvipalveluita käytetään samoihin tarkoituksiin kuin edellä on kuvattu. Riippumatta siitä, mihin maahan Salinity siirtää henkilötietojasi, Salinityllä on velvollisuus varmistaa, että henkilötiedoillesi on olemassa hyvä suojaustaso.

Oikeudet
Tarvittava henkilötietojen käsittely
Henkilötietojen käsittely, joka on tarpeen sopimusten täyttämiseksi tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi, on sallittu ilman suostumusta.

Oikeus hallita henkilötietoja
Jokaisella on oikeus pyytää tietojen poistamista, täydentämistä tai oikaisua. Jokaisella on myös oikeus pyytää, että henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan tiettyihin tarkoituksiin eikä niitä esimerkiksi käytetä markkinointiin. Tietoja rekisteröimistämme tiedoista voi pyytää kirjallisesti osoitteesta: privacy@salinity.com